GRUPOS (Grupo = Evento)

• En Grupos pulsas en AGREGAR e importas tu lista de invitados con tu listado Excel.

• Ahora se ofrece también crear el evento a partir de un grupo definiendo los campos de control uno a uno sin necesidad de importar un listado. Una vez creado el GRUPO (Evento), se puede de nuevo agregar con un listado:

• Con el nuevo sistema, para hacerlo más versátil, se ofrece la asignación de "campos" (="columnas" en el Excel) uno a uno, para tener un control total.

• Si se necesitase importar un código QR externo, se mantiene el CHECK correspondiente para indicarlo.

• Acción duplicada: en ese selector se ofrecen distintas opciones para decidior qué hacer si un QR importado estuviese duplicado, una de ellas para poder actualizar los datos de usuarios con un código QR ya importado previamente. Por ejemplo, para los casos de uso que utilizan como código QR el ID de su carnet o similar; en esos casos de uso, lo que les interesa es actualizar los datos con cada UPDATE del listado Excel de control de entrada que se importe, seleccionando "Reemplazar" en esos casos.

IMPORTAR LISTADOS ASISTENTES:

• Ahora te aparece el botón [+] Agregar> y luego más abajo verás el selector "Tipo de Creacion" en el que puedes seleccionar "Archivo" para importar un listado de Asistentes en Excel, cada uno con su título columna con esos datos de los asistenes.

• Cada columna de tu excel es un campo que se agrega al grupo, por ejemplo Nombre, Email, Telefono, Dato1, Dato2, etcétera.

• En el nuevo sistema se soporta ficheros de Excel tipo ".XLSX" y ficheros ".CSV" con separador ",". 

• La opción del CHECK de QR EXTERNO es para los clientes que generan los QR en sistemas externos y los necesitan importar.  

• Debes seleccionar si cada QR es de uso único o si esa persona le permitirás leer más veces su código, seleccionar fichero y pulsar Guardar/ continuar.

Al pulsar, muestra esto y pulsar "Guardar" de nuevo y se queda registrado el grupo:

Botones GRUPO (una vez creado un grupo):

• Tienes filtro de búsqueda, en el menú columnas puedes ocultar las que no te interesen, puedes agregar individuales u otro listado al mismo grupo, puedes editar datos de cada asistente o borrar.

• Dentro de asistentes tienes el MENÚ AGREGAR: se pueden agregar a mano nuevos asistentes en tiempo real para los eventos ONLINE.

• ZIPQR : Al pulsar, se exporta un ZIP con todos los códigos QR de los asistentes. Esta opción antes estaba como un botón en el listado general para cada grupo, ahora se ha reorganziado dentro de ASISTENTES, al ser una función relacionada con estos, para facilitar el uso del sistema. 

• EXPORTAR : se generar un CSV con una última columna con el texto de la invitación a enviar por SMS, Whatsapp, u otro medio con un sistema externo. Esta opción antes estaba como un botón en el listado general para cada grupo, ahora se ha reorganziado dentro de ASISTENTES, al ser una función relacionada con estos, para facilitar el uso del sistema, ya que se sumaban muchos botones al seguir sumando funciones. 

• Enviar Emails: Enviar invitaciones masivas personalizadas a cada invitados, cada uno con su QR personal. Se pueden incluir los textos y los parámetros deseados personalizando la plantilla e incluso personalziar su diseño (SE REQUIERE CONOCIMIENTOS HTML si se deseases personalizar: ahora cualquier inteligencia artificial te modifica el HTML y el CSS a medida con !IMPORTANT para fijar tus parámetros).  Si no te quieres complicar, nos lo puedes subcontratar.

• Enviar SMS : Enviar SMS masivo al grupo con el texto que se desee. Al final se incluye la URL con el enlace a su QR personalizado para acceder.

  
  

  
  

• Control completo del evento para el que se leerán QR al usar la APP QRACCESO ONLINE. 

• Al pulsar en Evento por primera vez, se debe rellenar todos los datos a medida para tu caso de uso, ya que es totalmente configurable con múltiples opciones.

• Las   de ayuda del sistema te muestran la ayuda cuando estás en modo edición (pulsando en EDITAR arriba a la derecha)

•  Rellenar los datos y opciones del evento:  Nombre, ubicación y fecha : datos para identificar tu evento. La fecha final, si no quieres limitarla, por ejemplo, puedes poner una fecha muy "elevada", por ejemplo, el año 2222.
  

• CONTABILIZAR : opciones "Sólo entrada", "entradas y salidas" y "Lectura QR contínua". Este último modo de contabilizar se cró para registrar la lectura directamente con sólo leer el código sin necesidad de pulsar el botón de entrada y poder ir a máxima velocidad en la lectura.

• AVISO CONSECUTIVO : generar alertas para poder rechazar lecturas duplicadas en distintas entradas en modo ONLINE o en el mismo lector en offline. "Aviso salida sin entrada" es aplicable para el caso de  CONTABILIZAR="Entradas y Salidas" para alertar que se intenta registrar la SALIDA de una persona que no se había registrado su entrada.

• MODO :  online  (lo normal para tener datos en tiempo real) u  offline  para controles en lugares sin cobertura.

• Limpiar registros y limpiar Asistentes : se puede acordar con tu comercial de la empresa Abarcando configurar el archivo de lecturas y asistentes para eventos repetitivos.

• Opciones de Visualización : se puede activar o desactivar los datos que se visualizarán en la APP para el modo de contabilizar ENTRADAS, visualizando en la APP a las azafatas sólo esos datos del asistente. Para cambiar su orden, los puedes arrastrar cambiando su posición usando el icono inicial que tiene como 2 líneas para mover cada campo arriba o abajo:

Ejemplo de edición de evento:

REGISTROS:

• En "REGISTROS tenemos toda la información relacionada con las lecturas de control de entrada y salida.  REGISTROS son los datos en tiempo real de control de entrada o datos OFFLINE si pulsas en cada APP el botón de sincronizar. Se desglosan en  Vigentes  o  Archivados  para las configuraciones en las que se archivan los datos de lecturas cada día.

• LECTORES : aquí haces la asignación de los usuarios lectores creados previamente (una vez creados tus propios lectores, los puedes asignar a distintos eventos futuros, muy útil para agencias que gestionan muchos eventos para ahorrar ese trabajo repetitivo): puedes tener varios terminales preconfigurados e ir asignándoles en distintos eventos.

• REPORTES : aquí tienes el resumen numérico de entradas a tu evento y WARNINGS.

• El botón de "Editar grupo" se usa para cambiar el nombre grupo o modificar las etiquetas de los campos asignados, emilinarlos u agregar nuevos campos a los que se llama columnas como en el Excel, ya que históricamente los campos de control se agregaban importando un listado con varias columnas de datos:

• Con el botón "Registro" permitimos activar un "WEB DE REGISTRO LIBRE" asociado a ese evento, útil para eventos con registro gratuito y con campos a medida de tu caso de uso.

• Si necesitases un SERVIDOR a medida con tu URL y una capacidad por definir, o un WEB de registro a medida para un caso muy concreto con control de las personas que se puedan registrar, sus campos a medida con los controles necesarios, controlar los datos válidos de los usuarios registrados, control de listados previos de autorizados (emails o dominios válidos, etc), control de códigos válidos, etc, puedes solicitarnos un presupuesto pulsando en  CONTACTO  y detallando tus necesidades exactas y te podemos desarrollar a medida cualquier web de registro que necesites con el diseño que quieras, te lo igualaremos, siguiendo tus requisitos.

• Ofrecemos datos configurables para poder activar gratis un web de registro libre asociado al evento con las funciones genéricas configurables. 

• Ahora, en este panel nuevo, este servicio lo ofrecemos líbremente para los clientes que necesiten esa opción, pero que además tienen conocimientos técnicos y se lo desean generar y editar ellos mismos, sin necesidad de subcontratrarnos diseños a medida para el web de registro asociado al evento. Respecto al diseño, se puede cambiar el CSS actual usando la etiqueta/regla de tipo "!IMPORTANT" en la clase CSS personalizable. Si no te quieres complicar, nos puedes pedir que lo ajustemos nosotros con vuestro diseño, con un pequeño coste por ese trabajo,  pregúntanos .

• Para asignar un campo de email válido se debe indicar que ese campo es de tipo EMAIL. PAra indicar un campo de tipo MOVIL, se debe indicar que ese campo es un móvil para poder enviarle SMS con la invitación, si no se desea enviar SMS, pues simplemente se deja como tipo TEXTO.

• Para los emails se incluye por defecto un selector del tipo de dominio con los más habituales u otro tipo de email, desglosando el dominio por separado, para eliminar así los errores más habituales en el registro rápido a eventos gratuitos. Adicionalmente, se valida el dominio, si fuese  incorrecto, se obliga al usuario a corregirlo

• Se incluye en el registro el RECAPCHA de Google más moderno (v3) para evitar el registro masivo con "robots" y evitar molestar al usuario clicando en imágenes o resolviendo problemas, gracias a esa inteligencia de seguridad de Google para validar a "usuarios reales":

• WEB DE VENTA DE TICKETS PARA CONCIERTOS, venta de tickets para EVENTOS DE EMPRESA CON ACCESOS PRIVADOS, venta de entradas para asistencia a SESIONES DE PAGO con aforo limitado, venta de OPCIONES VIP, etc.:

• Con esta opción puedes vender tickets para tu evento y posteriormente realizar el control de entrada con nuestra APP QRACCESO ONLINE.

• Es totalmente versatil para eventos puntuales o para definir TURNOS de control repetitivos N días pudiendo vender las entradas lara cada turno concreto y posteriormente realizar su control de entrada.

Configurar cuenta SMTP para enviar emails con invitaciones:

• Tal y como nos han pedido muchos clientes, ahor se puede configurar una cuenta personal para cada cliente con la que puede enviar las invitaciones con su remiente.

• En el panel general CONTROL es obligatorio disponer de una cuenta en el servjkcio externo MAILRELAY (sirven las gratuitas, pero recomendamos las de pago para entrega instantanea de los emails). Si disponen de cuenta en otro servicio equivalente externo, podemos estudiar agregarlo.

• Si requieren hacer envíos con una cuenta en su propio dominio, requirirán otra URL, pçidanos presupuesto.

Enviar emails con invitaciones a grupos (invitados evento):

• Se accede a Asistentes.

• Se pulsa en  Enviar Emails.

• Aparecen ahora 2 combos seleccionables:

  • Plantilla : se puede usar la plantilla de email por defecto o crear una a medida con el asunto que se desee enviar y los textos y datos personalizados que se desee mostrar en la invitación o ticket de acceso.

  • Campo email del grupo : se debe seleccionar cóm ose llama el campo del emqail en tu grupo para poder hacer loe envíos de las invitaciones a los destinatarios.

• Al pulsar en Enviar Emails se hace el envío lasivo de esas invitaciones. 

• El control de entrega de las invitaciones se realiza en la cuenta de MAILRELAY, menú Informes> Emails SMTP.

AFORO Y ESTADÍSTICAS DE LECTURAS DE ASISTENTES

Además dei informe de lecturas que se ofrece en el panel web de control, igual que en los paneles web previos a medida para eventos, ofrecemos crear una URL a medida en el que se dispone del control ONLINE en tiempo real del estado de lecturas y AFORO en el evento con un slimple CLIC y sin necesidad de instalarse la APP de control del evento para el administrador ni de acceder al panel de control: